Privacybeleid | Calandra

Everloop BV ("wij", "ons", of "onze") baat Calandra uit, een software-as-a-service-platform dat schoonheidsbedrijven, waaronder salons en schoonheidsscholen, helpt bij het beheren van boekingen, klantgegevens en dagelijkse activiteiten (het "Platform"). Dit Privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bekendmaken en beschermen in verband met het Platform, en is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG") en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (de "Belgische Gegevensbeschermingswet").

Gelieve dit Privacybeleid zorgvuldig te lezen. Dit Privacybeleid heeft tot doel u te informeren over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken en over de rechten die u daarbij hebt. Waar voor een specifieke verwerking uw toestemming vereist is, zullen wij deze afzonderlijk en op passende wijze vragen.

1. Wie wij zijn

Everloop BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit Privacybeleid worden beschreven, behalve wanneer dit Privacybeleid aangeeft dat een Salon (bijvoorbeeld een salon of school die het Platform gebruikt) de verwerkingsverantwoordelijke is.

Ondernemingsnaam: Everloop BV, een besloten vennootschap naar Belgisch recht, handelend onder de naam Calandra
Maatschappelijke zetel: Hofstraat 22H, 3530 Houthalen-Helchteren, België
Ondernemingsnummer (KBO): KBO/BCE 1043.283.597
Btw-nummer: BE1043283597
E-mail: info@everloop.be
Telefoon: +32 497 77 85 23
Privacycontact: Privacyvragen en verzoeken betreffende persoonsgegevens: info@everloop.be

2. Toepassingsgebied van dit beleid en onze rol als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Het Platform wordt gebruikt door bedrijven, zoals salons en schoonheidsscholen ("Salons"), hun medewerkers en de personen die diensten bij deze bedrijven boeken of ontvangen ("Eindklanten").

Onze rol onder de gegevensbeschermingswetgeving hangt af van het soort persoonsgegevens en het doel waarvoor deze worden verwerkt. Afhankelijk van de verwerking kan Everloop BV optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker namens een Salon.

Centrale Calandra-accountgegevens

Wanneer een Eindklant een Calandra-account aanmaakt dat kan worden gebruikt om via het Platform met één of meerdere Salons te communiceren of afspraken te boeken, treedt Everloop BV op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om dat centrale account aan te maken, te beveiligen en te beheren.

Dit betreft onder meer:

voornaam en achternaam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
geboortedatum;
wachtwoord en authenticatiegegevens;
accountinstellingen;
technische en beveiligingsgegevens met betrekking tot het account; en
beperkte administratieve gegevens die noodzakelijk zijn om het account binnen het Platform te laten functioneren.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor doeleinden die verband houden met het functioneren, beveiligen en beheren van het centrale Calandra-account en andere doeleinden die uitdrukkelijk in dit Privacybeleid worden beschreven.

Gegevens van Salons en hun medewerkers

Voor account-, contract-, factuur- en administratieve gegevens van Salons treedt Everloop BV op als verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een Salon een medewerker uitnodigt om het Platform te gebruiken, treedt Everloop BV eveneens op als verwerkingsverantwoordelijke voor de account- en toegangsgegevens die noodzakelijk zijn om die medewerker toegang te geven tot het Platform, het account te beveiligen en ondersteuning te bieden.

Het Salon blijft verantwoordelijk voor het bepalen welke medewerkers toegang mogen krijgen tot diens omgeving en welke toegangsrechten zij binnen die omgeving ontvangen.

Salon- en behandelingsgegevens van Eindklanten

Voor persoonsgegevens die een Salon verzamelt of verwerkt in het kader van zijn eigen dienstverlening aan een Eindklant, is het betreffende Salon de verwerkingsverantwoordelijke.

Dit omvat onder meer:

afspraken en boekingen bij dat Salon;
gekozen behandelingen of diensten;
afspraakgeschiedenis bij dat Salon;
klantnotities;
voorkeuren die specifiek betrekking hebben op de dienstverlening van dat Salon;
foto's, documenten of andere inhoud die het Salon aan een klantdossier toevoegt; en
allergie-, gezondheids- of andere bijzondere persoonsgegevens die in verband met een behandeling worden geregistreerd.

Voor deze gegevens treedt Calandra uitsluitend op als verwerker namens het betreffende Salon en verwerkt Calandra deze gegevens uitsluitend overeenkomstig diens gedocumenteerde instructies, onze verwerkersovereenkomst en Artikel 28 AVG.

Het Salon is voor deze verwerking verantwoordelijk voor onder meer het bepalen van het doel van de verwerking, de toepasselijke rechtsgrond, eventuele vereiste toestemming, bewaartermijnen, toegang door medewerkers en de informatie die aan Eindklanten moet worden verstrekt.

Calandra gebruikt deze gegevens niet voor eigen marketing, profilering of andere zelfstandige commerciële doeleinden.

Een uitzondering is de no-show-markering die een Salon bij een afspraak vastlegt: die gebruiken wij ook zelf, uitsluitend zoals beschreven onder "Late wijzigingen en no-shows" hieronder.

Boekingen via het Platform

Wanneer een Eindklant via Calandra een afspraak bij een Salon boekt, verwerkt Calandra de gegevens die noodzakelijk zijn om de boeking technisch mogelijk te maken.

Voor zover de boekingsgegevens betrekking hebben op de dienstverlening van het betreffende Salon, bepaalt dat Salon het doel van die verwerking en treedt Calandra op als verwerker.

Voor zover beperkte gegevens noodzakelijk zijn om het centrale Calandra-account te beheren, het Platform te beveiligen of accountoverkoepelende functionaliteit aan de Eindklant te leveren, kan Everloop BV voor die specifieke verwerking zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreden.

Late wijzigingen en no-shows

Eindklanten kunnen een afspraak via het Platform zelf wijzigen of annuleren, volgens de regels van artikel 8.3 van de Algemene Voorwaarden. Daarbij houdt Everloop BV bij wanneer een Eindklant een afspraak 48 uur of minder vóór het begin online wijzigt of annuleert (een "late wijziging") en wanneer een Salon een afspraak van die Eindklant als no-show markeert. Bij herhaling, over alle Salons heen samen geteld, kan de mogelijkheid om via Calandra online te boeken tijdelijk worden beperkt (artikelen 8.4 en 21.3 van de Algemene Voorwaarden en Sectie 16 hieronder).

Voor deze registratie, de telling over alle Salons heen, het tonen van het resultaat aan Salons en de beperking die eruit kan volgen, treedt Everloop BV zelf op als verwerkingsverantwoordelijke. Dat geldt ook voor de no-show-markering: het Salon legt die vast in zijn eigen omgeving, waarvoor het Salon verwerkingsverantwoordelijke blijft, en Everloop BV gebruikt die markering daarnaast uitsluitend voor het doel dat in dit Privacybeleid wordt beschreven. Een no-show die het Salon ongedaan maakt, telt niet langer mee.

Van kracht vanaf 9 oktober 2026. Daarnaast toont Everloop BV aan een Salon waarbij een Eindklant een komende afspraak heeft, hoeveel no-shows van die Eindklant bij andere Salons in de voorbije 12 maanden meetellen (artikel 13.1 van de Algemene Voorwaarden en Sectie 7 hieronder). Ook voor het bepalen en tonen van dat aantal treedt Everloop BV zelf op als verwerkingsverantwoordelijke.

Betalingen en voorschotten

Wanneer een betaling of voorschot via het Platform wordt uitgevoerd, verwerken wij uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om de betaling technisch te initiëren, administratief te koppelen aan de betreffende boeking en fraude of misbruik te helpen voorkomen.

De eigen verwerking door onze betalingsdienstverlener Mollie wordt verder beschreven in Sectie 7.

Calandra slaat geen volledige kaartgegevens op eigen servers op.

Website en demo

Voor persoonsgegevens en technische gegevens die via onze publieke website worden verwerkt, treedt Everloop BV op als verwerkingsverantwoordelijke.

Everloop BV is eveneens verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die rechtstreeks aan ons worden verstrekt bij een demo-aanvraag en voor de beperkte technische en administratieve gegevens die noodzakelijk zijn om die demo beschikbaar te stellen.

Geen uitbreiding van onze rol als verwerker

Wanneer Calandra persoonsgegevens namens een Salon verwerkt, bepaalt Calandra niet zelfstandig waarvoor die gegevens door het Salon worden gebruikt.

Indien wij gegevens waarvoor wij oorspronkelijk als verwerker optreden in de toekomst voor een eigen, afzonderlijk doel zouden willen verwerken, zullen wij vooraf beoordelen welke gegevensbeschermingsrechtelijke rol en rechtsgrond daarvoor van toepassing zijn en, waar vereist, betrokken personen hierover informeren of afzonderlijke toestemming verkrijgen.

3. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

Accountgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, wachtwoord (opgeslagen in gehashte vorm) en, waar van toepassing, functietitel en bedrijfsgegevens. Geslacht kan optioneel worden opgegeven en is niet vereist om een account aan te maken of te gebruiken.

Verplichte en optionele gegevens

Voor het aanmaken van een Calandra-account zijn voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum verplicht. Zonder deze gegevens kan geen account worden aangemaakt.

Voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer zijn nodig om uw account te identificeren en beheren en om communicatie in verband met het Platform, afspraken en diensten mogelijk te maken.

De geboortedatum is vereist om uw leeftijd te kunnen bepalen. Dit stelt Salons in staat leeftijdsvoorwaarden toe te passen op diensten waarvoor zij een minimumleeftijd hanteren, waaronder bepaalde permanente of semipermanente make-upbehandelingen en andere diensten die zij uitsluitend aan volwassenen aanbieden. De geboortedatum kan daarnaast worden gebruikt voor functies die verband houden met verjaardagen, zoals een door een Salon aangeboden verjaardagsvoordeel.

Geslacht is optioneel. Het niet verstrekken van uw geslacht heeft geen invloed op uw mogelijkheid om een account aan te maken of het Platform te gebruiken.

Voor het aanvragen van een demo zijn uitsluitend uw voornaam, achternaam en e-mailadres verplicht. Deze gegevens zijn nodig om uw demo-aanvraag te verwerken en u de persoonlijke link naar de demo toe te sturen. Zonder deze gegevens kunnen wij de aangevraagde demo niet leveren.

Andere gegevens die bij een demo optioneel kunnen worden verstrekt, zoals de naam van uw salon, zijn niet vereist voor het ontvangen of gebruiken van de demo.

Factuurgegevens: factuuradres, btw-nummer, en betalingsgegevens. Kaartbetalingsgegevens worden rechtstreeks verwerkt door onze betalingsverwerker en worden niet opgeslagen op onze eigen servers.

Klantgegevens ingevoerd door Salons: namen, contactgegevens, afspraak- en boekingsgeschiedenis, dienstvoorkeuren, en eventuele notities die een Salon ervoor kiest te registreren, wat allergie-informatie, huid- of haarcondities, of andere gezondheidsgerelateerde details die relevant zijn voor de verstrekte schoonheidsdiensten kan omvatten (zie Sectie 4 hieronder over Bijzondere Categorieën van Persoonsgegevens). Wanneer een Salon een medewerker uitnodigt om het Platform te gebruiken, ontvangen wij de persoonsgegevens die het Salon opgeeft om die uitnodiging mogelijk te maken, zoals het zakelijke e-mailadres en, afhankelijk van de gegevens die het Salon invult, de naam of functie van de medewerker. De bron van deze gegevens is in dat geval het Salon dat u heeft uitgenodigd. Wij gebruiken deze gegevens om de uitnodiging te versturen, het gebruikersaccount aan het juiste Salon te koppelen en geautoriseerde toegang tot het Platform mogelijk te maken. Wanneer u uw account activeert, kunnen wij aanvullende persoonsgegevens rechtstreeks van u vragen zoals beschreven in dit Privacybeleid. Bij de uitnodiging informeren wij u over de verwerking van uw persoonsgegevens en stellen wij dit Privacybeleid ter beschikking.

Gebruiks- en technische gegevens: wanneer u het Platform of onze website gebruikt, kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging en diagnose van onze diensten, zoals IP-adres, apparaat- en browsertype, User-Agent, datum en tijd van verzoeken, opgevraagde routes of pagina's, foutmeldingen en andere server- of applicatielogs. Deze technische logging staat los van Vercel Speed Insights en wordt niet gebruikt voor advertentietracking.

Cookies en soortgelijke technologieën: zoals beschreven in Sectie 15 hieronder en, volledig, in ons Cookiebeleid.

Communicatie: gegevens van correspondentie wanneer u contact opneemt met ons ondersteuningsteam of op een andere manier met ons communiceert.

Late wijzigingen en no-shows: voor iedere late online wijziging of annulering en iedere no-show het soort gebeurtenis (late annulering, late verplaatsing of no-show), het tijdstip waarop zij plaatsvond en werd geregistreerd, de betrokken afspraak en het betrokken Salon, en, wanneer van toepassing, het tijdstip waarop wij een beperking vroegtijdig hebben opgeheven. Of en tot wanneer een beperking geldt, wordt niet afzonderlijk opgeslagen maar telkens uit deze gegevens berekend. Wanneer ons supportteam een betwisting behandelt, leggen wij de beslissing vast (het verwijderen van een gebeurtenis of het opheffen van een beperking), wie ze nam, wanneer en de opgegeven reden.

Van kracht vanaf 9 oktober 2026. Voor het aantal no-shows bij andere Salons (Sectie 7) gebruiken wij daarnaast of u de betrokken afspraak zelf online via Calandra hebt geboekt en of u bij een Salon een komende afspraak hebt, en leggen wij vast wanneer wij u per e-mail hebben laten weten dat een no-show voor dat aantal meetelt.

Demo-aanvragen: uw voor- en achternaam, e-mailadres, de naam van uw salon als u die opgeeft, de taal waarin u onze website las, en de datum en het tijdstip waarop u onze Algemene Voorwaarden aanvaardde. Wanneer u de demo gebruikt, registreren wij ook wanneer uw persoonlijke demolink werd geopend en wanneer u de demoregels aanvaardde, gekoppeld aan een willekeurige code voor die link. De demo zelf vraagt niet naar uw naam of e-mailadres, en wat u erin invoert, blijft in uw eigen browser. Om het aanvraagformulier tegen geautomatiseerd misbruik te beschermen, controleert Cloudflare Turnstile uw browser wanneer u het verzendt; daarbij worden uw IP-adres en technische gegevens over uw browser verwerkt.

4. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (gezondheids- en allergie-informatie)

Salons zijn, als verwerkingsverantwoordelijken voor deze informatie, verantwoordelijk voor het vaststellen van zowel een geldige rechtsgrond onder Artikel 6 AVG als een toepasselijke uitzondering onder Artikel 9(2) AVG voordat gezondheidsgerelateerde persoonsgegevens worden verwerkt.

Voor gezondheidsgerelateerde informatie die optioneel wordt geregistreerd in het kader van schoonheids- of cosmetische behandelingen zal de toepasselijke uitzondering onder Artikel 9(2) in veel gevallen de uitdrukkelijke toestemming van de Eindklant zijn overeenkomstig Artikel 9(2)(a) AVG. Het Salon moet daarnaast afzonderlijk vaststellen welke rechtsgrond onder Artikel 6 AVG op die verwerking van toepassing is.

De uitzondering van Artikel 9(2)(h) voor gezondheids- en zorgdiensten is niet zonder meer van toepassing op schoonheidsbedrijven. Salons mogen zich enkel op deze uitzondering baseren wanneer daadwerkelijk aan alle wettelijke voorwaarden ervan is voldaan.

Wanneer uitdrukkelijke toestemming wordt gebruikt, moet deze vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig worden gegeven door middel van een duidelijke actieve handeling, afzonderlijk van andere voorwaarden waar passend, en moet zij even eenvoudig kunnen worden ingetrokken als zij werd gegeven.

Calandra verplicht Salons niet om deze gegevens te verzamelen, en deze worden enkel ingevoerd wanneer een Salon ervoor kiest ze te registreren voor een legitiem doel in het kader van de veiligheid van de behandeling.

Calandra verwerkt deze gegevens enkel volgens de instructies van het Salon, past op rollen gebaseerde toegangscontroles toe zodat enkel geautoriseerd personeel van het betreffende Salon deze kan inzien, versleutelt ze tijdens verzending en opslag, en gebruikt ze niet voor enig ander doel dan het leveren van het Platform.

Wij raden Salons aan om enkel de minimaal noodzakelijke gezondheidsgerelateerde informatie te registreren die nodig is voor de veiligheid van de klant, en om Eindklanten te informeren over hoe deze informatie zal worden gebruikt voordat deze wordt verzameld.

Belgische vereiste. Artikel 9 van de Belgische Wet van 30 juli 2018 voegt drie verplichtingen toe telkens gezondheidsgegevens worden verwerkt: de categorieën van personen die er toegang toe hebben moeten worden aangeduid met een nauwkeurige omschrijving van hun rol, een lijst van die categorieën moet ter beschikking worden gehouden van de toezichthoudende autoriteit, en die personen moeten door een wettelijke, statutaire of gelijkwaardige contractuele bepaling tot vertrouwelijkheid gehouden zijn. Het Platform ondersteunt dit met rechten per persoon die vastleggen wie precies welke dossiers kan openen; het Salon blijft verantwoordelijk voor het aanduiden van de categorieën en het bijhouden van de lijst.

5. Hoe en waarom wij persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Om accounts aan te maken en te beheren en het Platform te leveren
Om boekingen, afspraken en betalingen te verwerken
Om klantenondersteuning te bieden en te reageren op vragen
Om dienstgerelateerde communicatie te versturen, zoals updates van deze voorwaarden of het Platform
Om marketingcommunicatie te versturen wanneer u hiervoor hebt gekozen, wat u op elk moment kunt intrekken
Om de beveiliging, integriteit en prestaties van het Platform te waarborgen
Om te voldoen aan wettelijke, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
Om fraude of misbruik van het Platform op te sporen, te onderzoeken en te voorkomen
Om de regels voor het online wijzigen en annuleren van afspraken toe te passen, late wijzigingen en no-shows over alle Salons heen te tellen en, bij herhaling, online boeken via Calandra tijdelijk te beperken, zodat beschikbare tijdstippen eerlijk verdeeld blijven en de tijd van Salons niet herhaaldelijk verloren gaat
Om vanaf 9 oktober 2026 een Salon waarbij u een komende afspraak hebt te laten zien hoeveel no-shows er in de voorbije 12 maanden bij andere Salons op uw naam meetellen, zodat dat Salon zijn eigen afspraken met u kan plannen, bijvoorbeeld door zijn eigen voorschotvoorwaarden toe te passen
Om u een aangevraagde demo te sturen, uw aanvraag op te volgen, en bij te houden dat u onze Algemene Voorwaarden en de demoregels hebt aanvaard

Persoonsgegevens die wij uitsluitend als verwerker namens een Salon ontvangen, gebruiken wij niet voor eigen direct marketing, individuele profilering of andere doeleinden die losstaan van het leveren van het Platform aan dat Salon. Wanneer wij statistieken gebruiken voor de analyse of verbetering van het Platform, streven wij ernaar hiervoor geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens te gebruiken waar dit redelijkerwijs mogelijk is.

6. Rechtsgrond voor verwerking

Wanneer Calandra optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, baseren wij de verwerking van persoonsgegevens, afhankelijk van het doel, op de volgende rechtsgronden onder Artikel 6 AVG:

Uitvoering van een overeenkomst: wanneer u namens een Salon een overeenkomst met Calandra sluit, verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om die overeenkomst uit te voeren, waaronder het beheren van het abonnement, de facturatie en de dienstverlening aan het Salon.
Gerechtvaardigde belangen: wanneer een Salon een medewerker uitnodigt om het Platform te gebruiken, verwerken wij de account- en gebruiksgegevens van die medewerker op basis van onze gerechtvaardigde belangen en die van het Salon om geautoriseerde medewerkers toegang te geven tot het Platform, gebruikersaccounts te beheren, ondersteuning te bieden en de overeengekomen dienstverlening beschikbaar te stellen. Wij baseren ons daarnaast op gerechtvaardigde belangen voor de beveiliging en verbetering van het Platform, het voorkomen en onderzoeken van fraude of misbruik en dienstgerelateerde communicatie, voor zover deze belangen niet zwaarder worden gewogen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokken persoon.
Toestemming: wanneer wij uw toestemming vragen voor een specifieke verwerking, zoals bepaalde marketingcommunicatie of niet-essentiële cookies, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken.
Wettelijke verplichting: wanneer verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke verplichtingen die op ons rusten.
Stappen voorafgaand aan een overeenkomst: wanneer u zelf een demo aanvraagt, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om uw aanvraag te behandelen en de aangevraagde demo beschikbaar te stellen op basis van Artikel 6(1)(b) AVG. Het opvolgen van uw aanvraag en het registreren van de aanvaarding van de toepasselijke demoregels kan daarnaast plaatsvinden op basis van ons gerechtvaardigd belang om uw aanvraag te beheren en de demo tegen misbruik te beschermen.
Online wijzigingen, late wijzigingen en no-shows: het verwerken van een online wijziging of annulering van een afspraak, inclusief de waarschuwing en uw bevestiging daarvan, is noodzakelijk voor de uitvoering van de Algemene Voorwaarden die u als Eindklant met Everloop BV bent aangegaan (Artikel 6(1)(b) AVG). Het registreren en over alle Salons heen tellen van late wijzigingen en no-shows, het tonen aan Salons van dat aantal (tot 9 oktober 2026) en van de einddatum van een lopende beperking, en het tijdelijk beperken van online boeken baseren wij op ons gerechtvaardigd belang en dat van de Salons (Artikel 6(1)(f) AVG): beschikbare tijdstippen eerlijk verdeeld houden en voorkomen dat de tijd die Salons voor afspraken vrijhouden herhaaldelijk verloren gaat.
Aantal no-shows bij andere Salons: vanaf 9 oktober 2026 tonen wij een Salon waarbij u een komende afspraak hebt, hoeveel no-shows er in de voorbije 12 maanden bij andere Salons op uw naam meetellen. Dit baseren wij op ons gerechtvaardigd belang en dat van de Salons (Artikel 6(1)(f) AVG): Salons in staat stellen hun eigen afspraken met u te plannen, bijvoorbeeld door hun eigen voorschotvoorwaarden toe te passen, zodat de tijd die zij voor afspraken vrijhouden niet verloren gaat.

Afweging bij late wijzigingen en no-shows. Wij hebben dit gerechtvaardigd belang afgewogen tegen uw belangen, rechten en vrijheden. Wij verwerken daarvoor enkel het soort gebeurtenis, het tijdstip, de betrokken afspraak en het betrokken Salon, en geen behandelings-, betalings- of gezondheidsgegevens. De regels worden vooraf bekendgemaakt en vóór iedere late wijziging krijgt u een waarschuwing die u moet bevestigen. Salons zien daarbij tot 9 oktober 2026 enkel een aantal en een einddatum en vanaf die datum enkel nog de einddatum, en nooit bij welke andere Salons de gebeurtenissen plaatsvonden. De gevolgen zijn tijdelijk en beperkt tot online boeken via Calandra, u kunt een beperking betwisten en de gegevens worden na 12 maanden verwijderd. Wie een afspraak maakt, mag redelijkerwijs verwachten dat herhaald kort op voorhand annuleren of niet opdagen gevolgen kan hebben. Wij menen daarom dat uw belangen niet zwaarder wegen dan dit belang. U kunt bezwaar maken zoals beschreven in Sectie 16.

Afweging bij het aantal no-shows bij andere Salons. Van kracht vanaf 9 oktober 2026. Wij hebben ook dit gerechtvaardigd belang afgewogen tegen uw belangen, rechten en vrijheden. Een Salon ziet het aantal enkel zolang u er een komende afspraak hebt, en ziet uitsluitend een aantal: niet bij welke Salons, op welke data of om welke reden. Late wijzigingen tellen niet mee. Enkel no-shows bij afspraken die u zelf online via Calandra hebt geboekt (via de boekingsomgeving, de app of een geclaimde aanbieding) tellen mee, niet afspraken die een Salon zelf voor u heeft ingepland, bijvoorbeeld na telefonisch contact. Enkel no-shows vanaf 9 oktober 2026 en uit de voorbije 12 maanden tellen mee, en een no-show telt ten vroegste 24 uur na de registratie ervan mee, zodat het Salon een vergissing eerst kan rechtzetten. Een no-show waarvan het Salon de markering ongedaan maakt, of die ons supportteam verwijdert, telt niet langer mee, en no-shows die werden geregistreerd vóór wij een beperking ophieven evenmin. U ziet in uw Calandra-account welke no-shows meetellen, met het Salon en de datum, u ontvangt een e-mail wanneer een no-show begint mee te tellen, en u kunt iedere no-show afzonderlijk betwisten bij het betrokken Salon of bij ons supportteam. Salons mogen het aantal uitsluitend gebruiken om hun eigen afspraken met u te plannen, bijvoorbeeld door hun eigen voorschotvoorwaarden toe te passen, en mogen het niet overnemen in hun eigen klantenbestand of aan derden doorgeven. Het aantal is geen beperking en geen geautomatiseerde beslissing over u: het heeft geen invloed op uw mogelijkheid om online te boeken (Sectie 16). Wij menen daarom dat uw belangen niet zwaarder wegen dan dit belang. U kunt bezwaar maken zoals beschreven in Sectie 16.

Wanneer bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt zoals beschreven in Sectie 4, bepaalt het Salon, als verwerkingsverantwoordelijke, zowel de toepasselijke rechtsgrond onder Artikel 6 AVG als de toepasselijke uitzondering onder Artikel 9(2) AVG. Calandra verwerkt deze gegevens als verwerker uitsluitend op gedocumenteerde instructies van het Salon.

7. Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met dienstverleners en andere ontvangers wanneer dit noodzakelijk is om het Platform te leveren, betalingen te verwerken, onze wettelijke verplichtingen na te komen of onze legitieme bedrijfsactiviteiten uit te voeren.

Verwerkers en subverwerkers

Voor bepaalde technische diensten maken wij gebruik van partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken. Wanneer een partij als verwerker of subverwerker optreedt, is zij contractueel gebonden aan passende gegevensbeschermingsverplichtingen overeenkomstig Artikel 28 AVG.

Wij maken momenteel gebruik van de volgende subverwerkers:

Supabase voor hosting van de database en bestandsopslag, met gegevens in de Europese Unie (AWS eu-west-1, Ierland).
Amazon Web Services voor de infrastructuur daaronder, met gegevens in de Europese Unie (eu-west-1, Ierland).
Hetzner voor hosting van de applicatieservers van het Platform (de API, sessies en serverlogs), met gegevens in de Europese Unie (Hetzner Online GmbH).
Vercel voor hosting van deze website, de webapplicatie van het Platform en de demo, met hun serverlogs, met gegevens in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland, fra1).
Cloudflare voor het beveiligd doorsturen van verkeer naar de servers van het Platform en de botcontrole (Turnstile) op het demoaanvraagformulier, met gegevens op het wereldwijde netwerk van Cloudflare (Cloudflare, Inc., Verenigde Staten; doorgiften gedekt door het EU-VS-gegevensprivacykader en standaardcontractbepalingen).
Resend voor het versturen van transactionele e-mails, zoals demolinks en andere dienstgerelateerde berichten, met gegevens in de Europese Unie (eu-west-1, Ierland).
Google Workspace voor het versturen van de dienste-mails van het Platform, zoals boekingsbevestigingen, wachtwoordherstel en uitnodigingen voor medewerkers, met gegevens door Google Ireland Limited, dat ze ook buiten de Europese Unie kan verwerken (doorgiften gedekt door het EU-VS-gegevensprivacykader en standaardcontractbepalingen).
GatewayAPI voor het versturen van de sms-berichten die uw telefoonnummer verifiëren, met gegevens in de Europese Unie (Denemarken).
Mollie voor het verwerken van online betalingen en voorschotten, wanneer die worden aangeboden (voor haar eigen betaaldiensten treedt Mollie op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke, zie hieronder), met gegevens in de Europese Unie (Mollie B.V., Nederland).

Betalingsdienstverleners

Wanneer online betaling of een voorschot via het Platform wordt aangeboden, wordt die betaling verwerkt door Mollie B.V., gevestigd in Nederland. Bij zo'n betaling kunnen persoonsgegevens en betalingsgegevens aan Mollie worden doorgegeven om de betaling uit te voeren en te beveiligen.

Wanneer Mollie betalingsgegevens verwerkt in het kader van haar betaaldiensten, treedt Mollie voor die verwerking in beginsel op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke. Mollie bepaalt onder meer welke gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van betalingstransacties en verwerkt gegevens daarnaast voor doeleinden zoals fraudepreventie en het naleven van financiële en wettelijke verplichtingen, overeenkomstig haar eigen privacyvoorwaarden.

Wanneer onze betalingsdienstverlener wijzigt, zullen wij dit Privacybeleid aanpassen voordat of op het moment waarop persoonsgegevens via de nieuwe betalingsdienstverlener worden verwerkt.

Andere ontvangers

Persoonsgegevens kunnen daarnaast, waar noodzakelijk, worden gedeeld met:

geautoriseerd personeel van het betreffende Salon, overeenkomstig de toegangsrechten die binnen het account zijn ingesteld;
tot 9 oktober 2026, Salons waarbij u als klant gekend bent of een afspraak hebt: het totale aantal late wijzigingen en no-shows van de voorbije 90 dagen over alle Salons heen en, wanneer van toepassing, de einddatum van een lopende beperking van online boeken, zonder te vermelden bij welke andere Salons die gebeurtenissen plaatsvonden;
vanaf 9 oktober 2026, Salons waarbij u als klant gekend bent of een afspraak hebt: wanneer van toepassing, de einddatum van een lopende beperking van online boeken (de datum, zonder tijdstip), maar niet langer het totale aantal late wijzigingen en no-shows;
vanaf 9 oktober 2026, een Salon waarbij u een komende afspraak hebt: het aantal no-shows dat in de voorbije 12 maanden bij andere Salons op uw naam meetelt volgens artikelen 8.4, 13.1 en 21.3 van de Algemene Voorwaarden, zonder te vermelden bij welke Salons, op welke data of om welke reden, en zonder late wijzigingen. Het Salon mag dat aantal uitsluitend gebruiken om zijn eigen afspraken met u te plannen;
professionele adviseurs, zoals advocaten, accountants, auditors en verzekeraars, wanneer dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening;
bevoegde overheidsinstanties, rechtbanken of toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken of wanneer dit noodzakelijk is in het kader van een geldige juridische procedure;
een verkrijgende of opvolgende entiteit in het kader van een fusie, overname, herstructurering of overdracht van activa, onder passende vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingswaarborgen.

Wanneer wij een nieuwe verwerker of subverwerker inschakelen voor persoonsgegevens die wij namens een Salon verwerken, volgen wij de kennisgevings- en bezwaarprocedure die is vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst met dat Salon.

8. Internationale gegevensoverdrachten

Persoonsgegevens in het Platform worden opgeslagen in de Europese Unie: de database en bestanden in Ierland (AWS eu-west-1), de applicatieservers van het Platform bij Hetzner, en de hosting en serverlogs van de website, het Platform en de demo in Frankfurt, Duitsland (Vercel). Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, of kunnen van buiten de EER toegang krijgen voor ondersteuning en onderhoud, wat ook als een doorgifte geldt, zelfs wanneer de gegevens zelf in de Europese Unie blijven. Wanneer dat gebeurt, valt de doorgifte onder de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914), samen met aanvullende technische maatregelen zoals versleuteling en toegangscontrole, en een doorgifte-effectbeoordeling. Wanneer een dienstverlener gecertificeerd is onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, baseren wij ons op dat besluit, en houden wij de Standaardcontractbepalingen als terugvaloptie in stand zodat een doorgifte niet onrechtmatig wordt als een adequaatheidsbesluit wordt vernietigd. U kunt een kopie van de waarborgen opvragen door contact met ons op te nemen.

Wij streven ernaar onze kerninfrastructuur en de opslag van persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie en, waar mogelijk, uitsluitend bij Europese dienstverleners met Europese gegevensverwerking te houden. Bij de selectie en vervanging van infrastructuur- en dienstverleners geven wij daarom de voorkeur aan Europese oplossingen waarmee persoonsgegevens binnen de EU kunnen worden opgeslagen en verwerkt.

Dit is een voortdurend infrastructuurdoel en betekent niet dat iedere dienstverlener op dit moment uitsluitend binnen de EU verwerkt. Sommige dienstverleners kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn of vanuit een derde land toegang hebben tot persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor ondersteuning, beveiliging, fraudepreventie of wettelijke verplichtingen. Wanneer een dergelijke internationale doorgifte plaatsvindt, passen wij de waarborgen toe die in deze Sectie worden beschreven.

9. Bewaring van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Tenzij hieronder een andere termijn wordt vermeld, hanteren wij voor persoonsgegevens waarvoor geen specifieke wettelijke of technische bewaartermijn geldt een maximale bewaartermijn van 24 maanden nadat de gegevens niet langer nodig zijn voor de actieve dienstverlening.

Accountgegevens: accountgegevens worden bewaard zolang het betreffende account of de overeenkomst met Calandra actief is. Na beëindiging van het account of de overeenkomst bewaren wij deze gegevens gedurende maximaal 24 maanden. Daarna worden zij verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Factuur-, betalings- en boekhoudgegevens: persoonsgegevens die deel uitmaken van onze wettelijk verplichte boekhouding worden gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn bewaard. Voor Belgische boekhoudkundige en fiscale documenten kan deze termijn tot 10 jaar bedragen. Gegevens waarvoor deze wettelijke bewaarplicht niet geldt, worden maximaal 24 maanden bewaard nadat zij niet langer noodzakelijk zijn voor de betreffende betaling of dienstverlening.

Eindklantgegevens: wanneer wij persoonsgegevens uitsluitend als verwerker namens een Salon verwerken, bepaalt het Salon de toepasselijke bewaartermijn. Wij bewaren deze gegevens overeenkomstig diens gedocumenteerde instructies en onze verwerkersovereenkomst. Bij beëindiging van de dienstverlening worden de gegevens verwijderd of terugbezorgd overeenkomstig die overeenkomst, behoudens gegevens die wij op grond van de wet moeten bewaren.

Voor persoonsgegevens van een Eindklant waarvoor Calandra zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, geldt een bewaartermijn van maximaal 24 maanden nadat het betreffende account wordt beëindigd of de gegevens anderszins niet langer noodzakelijk zijn.

Late wijzigingen en no-shows: iedere geregistreerde late wijziging of no-show wordt bewaard tot 12 maanden na het tijdstip waarop zij plaatsvond en daarna verwijderd. Voor de telling zijn enkel de voorbije 90 dagen relevant; de langere termijn is nodig om een beperking van maximaal 90 dagen correct toe te passen en om een betwisting te kunnen behandelen. Een no-show die het Salon ongedaan maakt, wordt onmiddellijk verwijderd. Wordt de betrokken afspraak of uw account eerder verwijderd, dan worden de bijbehorende gebeurtenissen samen daarmee verwijderd. Het tijdstip waarop wij een beperking vroegtijdig hebben opgeheven, wordt als onderdeel van uw accountgegevens bewaard, omdat het bepaalt welke gebeurtenissen nog meetellen. De vastlegging van een beslissing van ons supportteam over een betwisting wordt, net als de gebeurtenissen, bewaard tot 12 maanden na de beslissing en daarna verwijderd.

Van kracht vanaf 9 oktober 2026. Deze bewaartermijn van 12 maanden blijft ongewijzigd en wordt ook gebruikt voor het aantal no-shows bij andere Salons (Sectie 7): naast de telling voor een beperking, waarvoor enkel de voorbije 90 dagen relevant zijn, telt een no-show voor dat aantal mee tot 12 maanden na het tijdstip waarop zij plaatsvond. Het tijdstip waarop wij u per e-mail hebben laten weten dat een no-show meetelt, wordt samen met die no-show bewaard en verwijderd.

Support en communicatie: correspondentie met ons supportteam en andere rechtstreekse communicatie met Calandra wordt gedurende maximaal 24 maanden na het laatste relevante contact bewaard. Daarna wordt zij verwijderd, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is wegens een lopend geschil, een wettelijke verplichting of een andere geldige rechtsgrond.

Marketinggegevens: persoonsgegevens die wij gebruiken voor directe marketing worden maximaal 24 maanden na uw laatste relevante interactie met Calandra bewaard, tenzij u eerder bezwaar maakt, uw toestemming intrekt of om verwijdering verzoekt. Wanneer u bezwaar maakt tegen directe marketing, kunnen wij beperkte gegevens bewaren om ervoor te zorgen dat uw bezwaar in de toekomst wordt gerespecteerd.

Demo-aanvragen: persoonsgegevens die verband houden met een demo-aanvraag worden gedurende maximaal 12 maanden na de aanvraag bewaard en daarna verwijderd. Registraties van wanneer een persoonlijke demolink werd geopend en wanneer de toepasselijke demoregels werden aanvaard, worden eveneens maximaal 12 maanden bewaard.

Technische runtime-logs: wij exporteren onze Vercel-runtime-logs momenteel niet naar een eigen systeem voor langdurige opslag. Deze logs worden automatisch verwijderd overeenkomstig de bewaartermijn die Vercel voor het gebruikte abonnement toepast en worden in ieder geval niet door Calandra als permanente logging opgeslagen.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij werden verwerkt en er geen andere geldige grond voor verdere bewaring bestaat, verwijderen of anonimiseren wij deze op veilige wijze.

10. Gegevensbeveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik, of wijziging, met inbegrip van versleuteling tijdens verzending en opslag, toegangscontroles gebaseerd op het principe van minimale toegangsrechten, geheimhoudingsverplichtingen voor personeel, en regelmatige evaluatie van onze beveiligingspraktijken. Geen enkele methode van verzending of opslag is volledig veilig, en hoewel wij ons inzetten om persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.

11. Melding van datalekken

Wanneer Calandra optreedt als verwerkingsverantwoordelijke en kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zullen wij de inbreuk zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat wij er kennis van hebben genomen, melden aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.

Wanneer een inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokken personen, zullen wij deze personen zonder onredelijke vertraging informeren, tenzij een uitzondering onder de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving van toepassing is.

Wanneer Calandra optreedt als verwerker voor een Salon, informeren wij het betreffende Salon zonder onredelijke vertraging zodra wij kennis krijgen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die wij namens dat Salon verwerken. Wij verlenen het Salon, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover wij beschikken, redelijke bijstand bij het nakomen van diens verplichtingen met betrekking tot datalekken.

Wij documenteren inbreuken in verband met persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke wettelijke vereisten, met inbegrip van de feiten betreffende de inbreuk, de gevolgen ervan en de genomen corrigerende maatregelen.

12. Uw rechten onder de AVG

Wanneer de AVG van toepassing is op de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u, onder voorbehoud van de voorwaarden en uitzonderingen waarin de toepasselijke wetgeving voorziet, over de volgende rechten:

Inzage: informatie verkrijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens en een kopie verkrijgen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Rectificatie: correctie aanvragen van onjuiste persoonsgegevens en, waar passend, aanvulling van onvolledige persoonsgegevens.
Wissing: verwijdering van uw persoonsgegevens aanvragen wanneer aan de wettelijke voorwaarden daarvoor is voldaan.
Beperking: verzoeken dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken wanneer aan de wettelijke voorwaarden daarvoor is voldaan.
Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking die gebaseerd is op gerechtvaardigde belangen. Tegen de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketing kunt u te allen tijde bezwaar maken.
Overdraagbaarheid van gegevens: wanneer dit recht van toepassing is, persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke laten overdragen.
Toestemming intrekken: wanneer een verwerking op uw toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Klacht indienen: een klacht indienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit, zoals verder beschreven in Sectie 14.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in Sectie 1.

Wij reageren zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Wanneer dit noodzakelijk is wegens de complexiteit of het aantal verzoeken, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u binnen één maand over de verlenging en de redenen daarvoor.

Wanneer wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen die noodzakelijk is om uw identiteit te bevestigen.

Wanneer Calandra persoonsgegevens uitsluitend als verwerker namens een Salon verwerkt, is dat Salon verantwoordelijk voor de behandeling van uw verzoek. Sectie 13 beschrijft hoe u in dat geval uw rechten kunt uitoefenen.

13. Indien u een klant bent van een van onze Salons

Wanneer u Calandra gebruikt om een afspraak te boeken of diensten te ontvangen van een salon, school of ander Salon, kunnen zowel Everloop BV als dat Salon persoonsgegevens over u verwerken, maar voor verschillende doeleinden.

Everloop BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de beperkte persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor uw centrale Calandra-account, zoals beschreven in Sectie 2.

Het Salon is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die betrekking hebben op zijn eigen dienstverlening aan u, zoals afspraken, behandelingen, klantnotities, voorkeuren en eventuele allergie- of gezondheidsgerelateerde informatie.

Calandra verwerkt dergelijke salon- en behandelingsgegevens namens het Salon en uitsluitend overeenkomstig diens instructies.

Een uitzondering is de registratie en telling van late wijzigingen en no-shows over alle Salons heen: daarvoor is Everloop BV zelf verwerkingsverantwoordelijke (zie Secties 2 en 16). Vragen, bezwaar of een betwisting van een beperking richt u rechtstreeks aan het supportteam van Everloop BV via info@everloop.be. Over de juistheid van een no-show-markering kunt u ook het betreffende Salon aanspreken.

Van kracht vanaf 9 oktober 2026. Ook voor het aantal no-shows bij andere Salons dat een Salon waarbij u een komende afspraak hebt te zien krijgt (Sectie 7), is Everloop BV zelf verwerkingsverantwoordelijke. In uw Calandra-account in de boekingsomgeving (book.calandra.be) ziet u welke no-shows voor dat aantal meetellen, met het betrokken Salon en de datum, en u ontvangt een e-mail wanneer een no-show voor dat aantal begint mee te tellen. Een afzonderlijke no-show kunt u betwisten bij het betrokken Salon of bij het supportteam van Everloop BV via info@everloop.be.

Uw rechten met betrekking tot salon- en behandelingsgegevens

Wanneer u een recht onder de AVG wilt uitoefenen met betrekking tot gegevens waarvoor een Salon verwerkingsverantwoordelijke is, bijvoorbeeld een behandelnotitie of uw afspraakgeschiedenis bij dat bedrijf, dient u uw verzoek in beginsel aan het betreffende Salon te richten.

Wanneer u een dergelijk verzoek rechtstreeks aan Calandra stuurt, zullen wij het verzoek, waar passend, doorgeven aan het betreffende Salon en redelijke ondersteuning verlenen overeenkomstig onze verplichtingen als verwerker.

Uw rechten met betrekking tot uw Calandra-account

Voor persoonsgegevens waarvoor Everloop BV zelf verwerkingsverantwoordelijke is, waaronder de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor uw centrale Calandra-account, kunt u uw rechten rechtstreeks tegenover ons uitoefenen via de contactgegevens in Sectie 1.

Het bestaan van een centrale Calandra-account verandert niets aan de verantwoordelijkheid van een Salon voor de persoonsgegevens die dit Salon voor zijn eigen dienstverlening verzamelt en verwerkt.

14. Toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening bent dat uw rechten inzake gegevensbescherming niet werden gerespecteerd, hebt u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In België is de bevoegde autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in uw eigen EU-lidstaat van verblijf of tewerkstelling.

15. Cookies en trackingtechnologieën

Onze publieke website gebruikt geen cookies of vergelijkbare technologieën voor advertenties, gedragsprofilering of het volgen van bezoekers over verschillende websites heen.

Op calandra.be (inclusief www.calandra.be) gebruiken wij Vercel Speed Insights om de technische prestaties van de website te meten, maar alleen nadat u daarvoor via de cookiemelding toestemming hebt gegeven. Zonder die toestemming wordt Speed Insights niet geladen. Speed Insights meet onder meer technische prestatiegegevens, het type browser en apparaat en de bezochte route, maar is ontworpen zodat deze gegevens niet aan een individuele bezoeker of diens IP-adres worden gekoppeld. Speed Insights wordt niet gebruikt om individuele bezoekers te volgen. U kunt uw keuze op ieder moment wijzigen via de link Cookie-instellingen onderaan de website. Het Platform (dash.calandra.be), de boekingsomgeving (book.calandra.be) en de demo gebruiken geen Speed Insights of andere analytics. Het Platform en de demo tonen wel dezelfde cookiemelding en delen uw keuze met de website: de keuze wordt bewaard voor het domein .calandra.be, zodat een keuze op de ene plaats ook op de andere geldt. In het Platform kunt u ze wijzigen via Cookie settings in het menu Settings.

Onze hostinginfrastructuur verwerkt daarnaast technische request- en servergegevens die noodzakelijk zijn om de website en het Platform te leveren, te beveiligen en technische problemen te diagnosticeren. Dergelijke serverlogs zijn geen advertentietracking en staan los van Speed Insights.

De publieke website bewaart daarnaast een cookie met uw cookiekeuze (gedeeld met het Platform en de demo), een sessiecookie om de taal te onthouden die u hebt gekozen, twee items in browseropslag om door u gekozen weergavevoorkeuren te onthouden en, zolang de website nog met een wachtwoord is beschermd, een cookie die gedurende maximaal 30 dagen onthoudt dat het toegangswachtwoord correct werd ingevoerd. Deze opslag is noodzakelijk en vereist daarom geen voorafgaande toestemming.

Het Platform, de boekingsomgeving en onze demo op demo.calandra.be gebruiken alleen strikt noodzakelijke cookies of vergelijkbare opslag, bijvoorbeeld om gebruikers aangemeld te houden, sessies te beveiligen, uw persoonlijke demolink gedurende 24 uur te laten functioneren en de demo lokaal in uw browser te laten werken.

Naam, doel en bewaartermijn van iedere cookie en ieder item in browseropslag staan in ons Cookiebeleid.

Indien wij in de toekomst andere cookies of soortgelijke technologieën invoeren waarvoor volgens de toepasselijke wetgeving toestemming vereist is, zullen wij deze pas gebruiken nadat geldige toestemming is verkregen. Het weigeren of intrekken van toestemming is even eenvoudig als het geven ervan.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

Met uitzondering van de tijdelijke beperking van online boeken die hieronder wordt beschreven, gebruiken wij geen persoonsgegevens om beslissingen te nemen die rechtsgevolgen voor u hebben, of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen, uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerking zonder menselijke tussenkomst.

Van kracht vanaf 9 oktober 2026. Het aantal no-shows bij andere Salons dat een Salon waarbij u een komende afspraak hebt te zien krijgt (Sectie 7), is geen beperking en geen geautomatiseerde beslissing over u in de zin van Artikel 22 AVG: het heeft geen invloed op uw mogelijkheid om online te boeken. Het Salon mag dat aantal uitsluitend gebruiken om zijn eigen afspraken met u te plannen.

Tijdelijke beperking van online boeken

Wanneer binnen 90 dagen drie of meer late wijzigingen of no-shows op uw naam zijn geregistreerd, beperkt het Platform automatisch en zonder voorafgaande menselijke beoordeling uw mogelijkheid om via Calandra online te boeken: gedurende 30 dagen, of gedurende 90 dagen bij vijf of meer. De regels en de gevolgen staan in artikelen 8.3, 8.4 en 21.3 van de Algemene Voorwaarden. Deze regels gelden voor late wijzigingen en no-shows vanaf 5 oktober 2026; eerdere gebeurtenissen worden niet geregistreerd en tellen nooit mee.

De onderliggende logica is eenvoudig en vooraf bekend: het systeem telt uitsluitend het aantal geregistreerde late wijzigingen en no-shows van de voorbije 90 dagen en vergelijkt dat met deze vaste drempels. Er wordt geen score berekend en er worden geen andere gegevens gebruikt, zoals behandelingen, betalingen, notities of gezondheidsgegevens. Vóór een late wijziging toont het Platform een waarschuwing met het aantal reeds geregistreerde gebeurtenissen.

De beperking is tijdelijk en heeft enkel betrekking op online boeken via Calandra: uw account blijft actief, bestaande afspraken blijven gelden en kunnen nog online worden geannuleerd, en u kunt Salons steeds rechtstreeks contacteren om een afspraak te maken. Wij menen daarom dat de beperking u niet in aanmerkelijke mate treft in de zin van Artikel 22 AVG. Omdat zij wel gevolgen voor u heeft, bieden wij in ieder geval de volgende waarborgen, die ook gelden voor zover Artikel 22 AVG toch van toepassing zou zijn:

u ontvangt een e-mail wanneer een beperking ingaat of wordt verlengd, met de datum waarop zij eindigt;
u kunt uw standpunt toelichten en de beperking betwisten bij het supportteam van Everloop BV via info@everloop.be;
een medewerker van dat supportteam beoordeelt uw verzoek dan inhoudelijk en kan een ten onrechte geregistreerde late wijziging of no-show verwijderen en de beperking vroegtijdig opheffen, met name wanneer zij op een fout berust of gelet op de omstandigheden niet redelijk is;
u ontvangt een e-mail wanneer een beperking vroegtijdig wordt opgeheven of eerder eindigt; en
een Salon kan een onterechte no-show-markering ongedaan maken, waarna een beperking die daarop berust automatisch wordt ingekort of opgeheven.

Voor zover de beperking toch onder Artikel 22(1) AVG zou vallen, berust zij op de Algemene Voorwaarden tussen u en Everloop BV en is zij noodzakelijk voor de uitvoering daarvan (Artikel 22(2)(a) AVG).

Uw recht van bezwaar

Omdat de registratie en telling van late wijzigingen en no-shows berust op ons gerechtvaardigd belang, kunt u daartegen op grond van uw specifieke situatie bezwaar maken bij het supportteam van Everloop BV via info@everloop.be. Wij beoordelen uw bezwaar dan individueel. Wij zetten de verwerking enkel voort wanneer wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer de verwerking nodig is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Van kracht vanaf 9 oktober 2026. Hetzelfde geldt voor het tonen van het aantal no-shows bij andere Salons aan een Salon waarbij u een komende afspraak hebt.

17. Privacy van kinderen

Het Platform kan worden gebruikt door minderjarigen om afspraken te boeken voor diensten die door een Salon aan minderjarigen worden aangeboden. Sommige diensten kunnen door het betreffende Salon aan een minimumleeftijd worden onderworpen. Het Salon is verantwoordelijk voor het bepalen en toepassen van de leeftijdsvoorwaarden die voor zijn diensten gelden.

De geboortedatum kan worden gebruikt om de leeftijd van een Eindklant te bepalen en om dergelijke leeftijdsvoorwaarden binnen het Platform toe te passen.

Wanneer persoonsgegevens van een minderjarige worden verwerkt op basis van toestemming in verband met een dienst van de informatiemaatschappij die rechtstreeks aan het kind wordt aangeboden, gelden de specifieke regels voor toestemming van minderjarigen. In België kan een minderjarige vanaf 13 jaar in dat kader zelf toestemming geven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Wanneer de minderjarige jonger is dan 13 jaar en de verwerking op toestemming berust, moet die toestemming worden gegeven of goedgekeurd door de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt, overeenkomstig Artikel 8 AVG en de Belgische gegevensbeschermingswetgeving.

Deze leeftijdsregel heeft uitsluitend betrekking op verwerkingen waarvoor toestemming de rechtsgrond is. Voor andere verwerkingen kunnen andere rechtsgronden en wettelijke regels van toepassing zijn.

Wanneer een Salon persoonsgegevens van een minderjarige als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, is dat Salon verantwoordelijk voor het bepalen van de toepasselijke rechtsgrond en, waar vereist, het verkrijgen van geldige toestemming of toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

18. Wijzigingen aan dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten, het Platform of toepasselijke wettelijke vereisten weer te geven.

Wanneer wij het Privacybeleid wijzigen, publiceren wij de bijgewerkte versie op deze pagina en passen wij de datum van de laatste wijziging bovenaan aan.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zullen wij u daar waar passend actief over informeren, bijvoorbeeld via het Platform of per e-mail.

Wanneer een nieuwe of gewijzigde verwerking volgens de toepasselijke wetgeving uw toestemming vereist, zullen wij daarvoor afzonderlijk toestemming vragen. Uw verdere gebruik van het Platform wordt niet beschouwd als toestemming voor een verwerking waarvoor volgens de AVG geldige toestemming vereist is.

19. Contacteer ons

Indien u vragen hebt over dit Privacybeleid of uw rechten wenst uit te oefenen, neem dan contact met ons op:

Per e-mail op info@everloop.be
Telefonisch op +32 497 77 85 23
Per post op Everloop BV, Hofstraat 22H, 3530 Houthalen-Helchteren, België